Aloita työnantajana toimimiseen – perehtyminen tästä osiosta. Perehdymme tässä lyhyesti työnantajan velvollisuuksiin, kuin myös siihen, mitä voit työntekijältä odottaa. Tarkastelemme lyhyesti myös niitä verkko-osoitteita ja -linkkejä, joista saat halutessasi lisätietoa. Tämä sivusto keskittyy lakisääteisiin velvollisuuksiin ja maksujen esittelyyn. Työnantajana toimiminen on toki paljon muutakin kuin lakisääteisten velvollisuuksien täyttämistä. Siksi kannattaa tutustua muihinkin tämän sivuston aihealueisiin.
Tämän sivuston kokonaisuuden on koostanut Anakomilta yli kolmekymmentä vuotta monialayrittäjänä toiminut Sirpa Alho-Törrönen. Aineiston koostamiseen on hyödynnetty Anakomin asiantuntijoiden kommentteja sekä muutamia julkisia tiedonlähteitä, joihin on sivustolla linkit. Sirpan tavoitat puhelimitse 044 323 7000.
KÄSITTEET TUTUKSI
Työsopimus on pätevä, olipa se tehty suullisesti tai kirjallisesti. Nykyisin on yleistynyt tapa tehdä työsopimus sähköisesti. Kaikki työsopimukset ovat yhtä pätevi. Työsopimuksen tekeminen mahdollisimman selkeäksi, on sekä työnantajan että työntekijän etu. Siksipä kirjalliseen muotoon laadittu sopimus on paras. Huom! myös lyhyisiin työsuhteisiin kannattaa tehdä kirjallinen työsopimus. Työsopimuspohjan löydät tämän aineiston kohdasta Asiakirjat.
Työsopimus on hyvä tehdä kirjallisesta, mutta jos jostain syystä pitäydytään suullisessa soåimuksessa, on työnantajan annettava kirjallinen selvitys työnteon keskeisistä ehdoista työntekijälle ensimmäisen palkanmaksukauden loppuun mennessä. Jos työnantaja ei anna työsuhteen keskeisiä ehtoja kirjallisesti työntekijälle, voidaan työnantaja tuomita työsopimuslain perusteella laiminlyönnistä sakkoihin.
Muista, että vaikka et olisikaa työnantajaliiton jäsen, on sinun noudatettava alallesi vahvistettua työehtosopimusta mikäli sellainen on olemassa. Työehtosopimuksissa saattaa olla myös määräys kirjallisesta työsopimuksesta, ja yleissitovan TES`n määräykset koskevat kaikkia ko. alan työnantajia, vaikka ei kuuluisikaan työnantajaliittoon. Yleissitovasta työehtosopimuksestä näet työn teettämisen ehdot, ja jos teet toisenlaisen työsopimukset, on se TES´n kanssa ristiriidassa olevilta osiltaan mitätön. Työsopimukset mallit läytyvät Asiakirjat- osiosta, jonne on myös koottu työsuhteen erilaiset muodot. Työajan suhteen erilaisista työsuhteista lue myös kohta Työaika ja työaikalaki.
Yleissitovat työehtosopimukset löydät finlex.fi.
Työaikalaki määrittää säännöllisen työajan päivittäisen ja viikottaisen enimmäistyöajan, ylityön ja työvuorojen väliset lepoajat. Työaika voidaan sopia liukuvaksi tai tasoittuvaksi tietyllä ajanjaksolla. Työaikalaki velvoittaa työnantajaa pitämään työaikakirjanpitoa. Mahdollisissa työsuojelutarkastuksissa työaikakirjanpito ja työajasta tehdyt muut kirjalliset sopimukset pyydetään nähtäväksi. Tallettaa kannattaa myös dokumentit mahdollisesta työajan tasoitusjärjestelmästä sekä työvuoroluettelot.
Työaikalain mukaan säännöllinen vrk-työaika voi olla 8 tuntia, viikoittainen max 40 tuntia. Työaika voidaan myös jaksottaa esim. kolmen viikon jaksoihin, joina aikoina työaika tasoittuu 120 tuntiin. Työaikalainsäädännön yleissäänön mukaisesti työaika voidaan myös järjestää keskimääräiseksi, jolloin työviikko voi olla kuusipäiväinen ja päivien kestot lyhyempiä. Työsopimus voidaan toki sopia myös vaihtelevalle tuntimäärälle, esimerkiksi 5-40 tuntia / viikko. Jos työtuntien alarajaa ei ole määritetty, kutsutaan sopimusta ns. nollatuntisopimukseksi. Tällöin työntekijän työsopimus on muotoa “kutsutaan työhön tarvittaessa”.
Työntekijän kanssa voidaan myös sopia liukuvasta työajasta, tällöin sopimus asiasta kannattaa tehdä kirjallisesti. Sovittaessa on hyvä sopia kiinteä työaika (milloin työpaikalla on varmasti oltava), vuorokautisesta liukuma-ajasta, lepoaikojen pituudesta ja siitä miten ne sijoittuvat työpäivään sekä liukumasaldon määrästä.
HUOM! Sunnuntaityöt (tai kirkolliset juhlapäivät) ovat työpäiviä vain jos ne kuuluvat työn luonteeseen, tai siitä on sovittu työsopimuksessa (tai muuten erillisellä sopimuksella). Sunnuntaityökorvauksena maksetaan 100 % korotettua palkkaa.
Lisätyö on työtä jota tehdään työnantajan aloitteesta sovitun työajan lisäksi. Lisätyö ei kuitenkaan saa ylittää laissa säädettyä säännöllistä työaikaa. Käytännössä tämä tarkoittaisi esimerkiksi sitä, että työsopimuksessa on sovittu 5 h työpäivät, ja työnantajan aloitteesta työntekijä tekee joskus 7,5 tunnin työpäivän. Lisätyötä on tuo ylimääräinen 2,5 tuntia. Korvauksena työnantajan on maksettava sama palkka kuin säännölliseltä työajalta, tai korvauksena voidaan myös vaihtaa tehty työaika vapaaseen kuuden kuukauden kuluessa lisätyön tekemisestä (ellei toisin ole sovittu). Kannattaa kuitenkin tarkistaa oma työehtosopimus ja sen mahdolliset määräykset lisätyöstä.
HUOM! Ylityön enimmäisraja kalenterivuodessa on 330 tuntia! Neljän kuukauden aikana ylityökertymä 138 tuntia ei saa ylittyä edes sopimuksella lisäylityöstä.
Työnantajan velvollisuudet ja palkkauksen kustannukset
Jos kuuntelit ensimmäisen videon tästä osiosta, muistat varmaan, että sinun on aiheellista tutustua työehtosopimuksiin. Työehtosopimukset löytyvät finlex.fi – sivustolta kohdasta työehtosopimukset (linkki vie sinne suoraan). Muista tarkistaa alasi työehtosopimuksen juuri tällä ajankohdalla voimassa oleva sopimus. Joissakin työehtosopimuksissa on myös ko alan erityiskysymykset huomioiva työsopimuspohja liitteenä, näin esimerkiksi kaupan alalla (tes, sivu 162 työsopimuspohja, sivut 163-165 ohjeet sen täyttämiseen).
Palkkatasoa määrittäessäsi huomaa että useissa työehtosopimuksissa on varsinaisen taulukon jälkeen kirjoitettu harjoittelija tai/ja koululaisen palkasta. Esim. kaupan alan työehtosopimuksessa koululaisen palkka on 70 % ja harjoittelijan palkka 85 % 1. palkkatason palkkasummasta. Koululaispalkka tarkoittaa peruskoulun, lukion tai ammatillisen oppilaitoksen oppilasta, ja heille voi maksaa koululaispalkkaa yhteensä max kahdelta kuukaudelta. Kun koululainen on ollut työssä kaksi kuukautta, määräytyy palkka harjoittelijan mukaan. Harjoittelijan palkkaa voi maksaa työntekijälle yhden vuoden ajan. Sen jälkeen maksetaan 1.vuoden palkkaa.
Työntekijän palkkaamiseen liittyvät velvollisuudet
Maksetaan kaikista 16-67-vuotiaista työntekijöistä
Maksu: oma-aloitteisesti verotilille palkanmaksua seuraavan kuukauden 12.päivä.
Maksun suuruus: vuonna 2018 0,86 %
Ennakonpidätys työntekijän palkasta
Maksetaan kunkin työntekijän verokortista löytyvän veronpidätysprosentin mukaan ja vähennetään bruttopalkasta.
Maksu: ennakonpidätys maksetaan sosiaaliturvamaksun kanssa yhdessä verotilille palkanmaksua seuraavan kuukauden 12.päivä.
Työeläkevakuutus (TyEL)
vakuuttamisvelvollisuus kaikille 17-vuotiaille työntekijöille, myös eläkeikäisille aina kun työansiot ovat kuukauden aikana yli xxx euroa (2019). Eläkevakuutus on järjestettävä palkanmaksua seuraavan kuukauden aikana.
Tyel-vakuutus otetaan työeläkevakuutusyhtiöstä, eläkekassasta tai -säätiöstä tekemällä vakuutussopimus heidän kanssaan.
Maksu: kuukausittait tai harvemmin, sovitaan vakuuttajan kanssa
(Huom! tilapäinen työnantaja jonka maksamat palkat puolen vuoden ajalta ovat <8346 euroa (2019) ei tarvitse vakuutussopimusta vaan voi hoitaa maksut palkanmaksua seuraavan kuukauden 20.päivään mennessä esim. verkossa)
Maksun suuruus: Maksu koostuu työntekijän ja työnantajan osuuksista. Työnantajan osuus vuonna 2019 on 18,95 % (yli 53-vuotiaat 17,45 %, paitsi vuosina 2017-2025 siirtymäsäännös ja suurempi maksu 53-62-vuotiailta).
Jos työnantajan työntekijöille maksama palkkasumma alle 1200 € vuodenaikana, ei ole tapaturvavakuuttamisvelvollisuutta.
Vakuutus on otettava kaikille työntekijöille. YEL-vakuutetun yrittäjä ei kuulu ko vakuutuksen piiriin, vaan tarvitsee ottaa vakuutuksen erikseen (jos haluaa).
Vakuutuksen saa kaikista vakuutusyhtiöistä.
Vakuutuksen keskimääräinen maksu on 0,8%, hinta kuitenkin vaihtelee työn vaarallisuuden ja toimialan mukaan.
Ryhmähenkivakuutus
Otettava jos alan työehtosopimuksessa on asiasta maininta.
Yleensä otetaan ja maksetaan tapaturmavakuutuksen yhteydessä, hinnat vaihtelevat yhtiöittäin.
Työterveyshuolto
Työterveyshuollon järjestäminen on ajankohtaista viimeistään sitten kun olet palkannut työntekijän. Kustannukset vaihtelevat sen mukaan, miltä palveluntuottajalta palvelun ostat, ja minkä laajuisena sen halut työntekijöille tarjota. Palveluntuottajat löydät tyoterveydeksi.fi – sivun rekisteristä. Lisää työterveyshuollon järjestämisestä löydät tältä verkkosivustolta osiosta Työterveyshuolto.
Työnantajarekisteri
Voit tarkistaa oletko työnantajarekisterissä (jos et sitä muista), tämän kappaleen jälkeen olevasta linkistä. ja sitä kautta voit myös ilmoittaa yrityksesi työnantajarekisteriin. Työnantajarekisteri on verottajan ylläpitämä rekisteri, johon listataan kaikki säännöllisesti palkkaa maksavat työnantajat. Jos yrityksesi ei ole perustamisvaiheessa liittynyt rekisteriin, on se aiheellista tehdä silloin kun aloitetaan palkkojen säännöllinen maksu (viimeistään kun maksetaan kahdelle henkilölle säännöllisesti palkkaa). Yhden työntekijän palkkauksesta ei ole välttämätöntä, mutta kannattaa keskustella palkanlaskijan (kirjanpitäjän) kanssa. Rekisteriin on liityttävä kun: 1) yritys maksaa palkkaa vakituisesti kahdelle tai useammalle työntekijälle tai 2) kun palkkoja maksetaan samanaikaisesti kuudelle tai useammalle palkansaajalle, vaikka työsuhteet olisivat lyhytaikaisia ja tilapäisiä. Yritys voi toimia satunnaisena työnantajan (ja olla liittymättä rekisteriin), kun: 1) on yksi vakituisessa työsuhteessa oleva työntekijä tai 2) 1-5 työntekijää, joiden työsuhde ei kestä koko kalenterivuotta.
PODCAST – TERVEISET PALKANLASKIJALTA
Kuuntele vierestä taloushallinnon asiantuntija, palkanlaskija Maria Pesolan ajatuksia palkanlaskentaan vaikuttavista tekijöistä ja mitä työllistämistä suunnittelevan yrittäjän kannattaa niissä huomioida.
Vinkki verottajalta vol 2: työkorvaus
"Ennakkoperintälain 25 §:n 1 momentin 1 kohdan perusteella työkorvausta on työstä, tehtävästä tai palveluksesta muuna kuin palkkana saatu korvaus.
Työkorvauksen saajan verotusta toimitettaessa työkorvaus on pääsääntöisesti saajansa elinkeinotoiminnan tuloa. Jos työkorvauksen saajan ansiotoiminta on hyvin pienimuotoista, työkorvaus on saajansa henkilökohtaista ansiotuloa. Tällöin on kyse yleensä yksittäisistä ja satunnaisista työsuorituksista, joiden tekijä ei harjoita yritystoimintaa, mutta ei ole myöskään työsuhteessa työn teettäjään. Esimerkiksi, jos työsuhteessa oleva juristi laatii naapurilleen perukirjan tai laskentatoimen opettaja hoitaa shakkikerhon kirjanpidon, tällaisesta työstä tekijälle maksettu korvaus on kyseisen henkilön ansiotulona verotettavaa työkorvausta."
Työsuhteen asiakirjat
Työnantajan lakisääteisiin velvollisuuksiin kuuluu myös se, että tietyt asiat ja niihin liittyvät asiakirjat ovat ajantasalla. Olemme tähän keränneet yhteenvedoksi lakisääteiset dokumentit jotka alle 20-henkilöä työllistävällä yrityksellä on oltava ajantasalla.
Työnantajan lakisääteiset asiakirjat
Työsuhdetta solmittaessa:
- Työsopimus
Työsopimuslain 3§ säätää työsopimuksesta. Se on hyvä tehdä kirjallisesi, kuitenkin myös suullinen sopimus on pätevä. Kirjallista sopimusta tarvitaan esimerkiksi palkkatukea haettaessa maksatusvaiheessa, ja erityisen tärkeä kirjallinen sopimus on siksi, että suilloin molemmat osapuolet tietävät ja ovat yhtämieltä siitä, mistä on sovittu.
Jos työhön sisältyy etätyötä, on etätyöhön liittyvistä sovituista asioista hyvä tehdä kirjallinen sopimus. Erityisesti on aiheen kirjata tietoturvaan liittyvät kysymykset sekä se, miten työajan seuranta toteutetaan.
Jos työssä käytetään liukuvaa työaikaa, on siitä aiheellista tehdä erillinen sopimus, tai sopimuksen liite työsopimukseen. Yleensäkin liukun työajan käytöstä on työpaikalla oltava ohjeistus. Laki velvoittaa työnantajaa pitämään kirjanpitoa työajasta.
Työtä aloittaessa:
- Perehdyttämissuunnitelma
Työturvallisuuslain 14§ mukaan uusi työntekijä on perehdytettävä työhön, työpaikan työolosuhteisiin, työ- ja tuotantomenetelmiin, työssä käytettäviin työvälineisiin sekä turvallisiin työtapoihin.
Työntekijälle on annettava riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä. Näiden tunnistaminen tapahtuu tekemällä ns. vaarojen arviointi ja hänet on perehdytettävä työhönsä. Työturvallisuuslain 10§ mukaisesti tehtävässä vaarojen arvioinnissa on työnantajan työn luonne huomioiden riittävän järjestelmällisesti selvitettävä ja tunnistettava työstä, työtilasta, muusta työympäristöstä ja työolosuhteista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät työntekijöille.
Selvitys on oltava työnantajan hallussa. Arviointi on tarkistettava aina olosuhteiden olennaisesti muuttuessa, esimerkiksi silloin kun muutetaan uusiin tiloihin tai tehdään nykyisissä tiloissa muutoksia.
Työsuhteen aikana:
- Työaikakirjanpito
Työaikakirjanpitos on pidettävä työaikalain 37 § mukaisesti. Työnantajan on kirjattava työtunnit ja suoritetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Työaikakirjanpidossa on oltava nähtävillä säännöllisen työajan tunnit sekä lisä- ja ylityötunnit ja mahdolliset hätä- ja sunnuntaiylityötunnit. Työaikakirjanpidossa on oltava nähtävillä em työtunneista maksetut korvaukset.
- Työsuojelun toimintaohjelma ja työterveyskysely
Työturvallisuuslain 9§ mukaan työnantajan on laadittava työsuojelun toimintaohjelma.
Työsuojelun toimintaohjelmassa on otettava huomioon työpaikan työolojen kehittämistarpeet ja työympäristöön liittyvien tekijöiden vaikutukset. Työsuojelun toimintaohjelman osana työnantajan pitäisi vuosittain tehdä työntekijöilleen työterveyskysely, jossa selvitetään työterveyteen ja -turvallisuuteen vaikuttavia asioita.
- Työterveyshuollon toimintasuunnitelma
Työterveyshuoltolain 11.1 § mukaisesti työnantajan on järjestettävä työterveyshuolto ja työnantajalla on oltava työterveyshuollon laatima kirjallinen toimintasuunnitelma. Toimintasuunnitelma sisältää työterveyshuollon yleiset tavoitteet sekä työpaikan olosuhteisiin perustuvat tarpeet ja niistä johtuvat toimenpiteet.
Toimintasuunnitelmaa tarkistetaan vuosittain sen mukaan, mitä työterveyshuollon suorittamissa työpaikkakäynneissä ja muissa selvityksissä ilmenee.
Muita lakisääteisiä velvollisuuksia:
- GDPR:n tuomaa: Rekisteriseloste työsuhderekisteristä
Henkilötietolaki 10 § määrittää, että työnantajalla on oltava rekisteriseloste, josta selviää työntekijöistä ja -hakijoista kerätyt ja käsitellyt henkilötiedot, käsittelyn perusteet ja tarkoitukset. Rekisteriseloste on oltava saatavilla, esimerkiksi yrityksen nettisivulla.
- Pakollinen esillä pidettävä lainsäädäntö
Työnantajalla pitää olla työpaikalla esillä työelämää sääteleviä lakeja. Nähtävänä pidosta on kussakin laissa erikseen ja säännös on yleensä lain lopussa. Tällaisia eillä pidettäviä on esimerkiksi työaikalaki.
- Sähköpostiohjesääntö
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 18 § määrittää, että työnantajalla on poikkeustapauksissa oikeus lukea työntekijän sähköposteja. Tämän oikeuden käyttö edellyttää, että työntekijällä on ollut mahdollisuus ilmoittaa viestin lähettäjälle poissaolostaan ja sijaisestaan, ohjata viestit sijaiselleen (tai toiseen omassa käytössään olevaan työnantajan hyväksymään osoitteeseen). Työntekijän on annettava suostumus siihen, että poissaolon aikana toinen henkilö voi ottaa vastaan hänelle lähetetyt viestit sen selvittämiseksi, onko tullut viestejä joita työtehtävien hoitamiseksi on välttämätöntä tarkistaa. Näiden asioiden tekminen avoimesti ja selkeästi, on parasta. Siksi selkeintä on tehdä yritykselle sähköpostiohjesääntö.